Aby odpowiedzieć na tytułowe pytanie, musimy najpierw uświadomić sobie, czym zajmuje się organizator eventów? Na czym polega jego praca? Mówiąc najkrócej i najprościej – event manager odpowiedzialny jest za planowanie, promocję i realizację różnego rodzaju eventów, czyli tłumacząc wprost, wydarzeń. Choć w branży eventowej częściej używa się pojęcia impreza, zamiennie z eventem.
Event to impreza zorganizowana w konkretnym celu. Firma czy organizacja, planując event, chce w ten sposób coś osiągnąć. Na przykład zintegrować pracowników lub ich zmotywować, uczcić jubileusz firmy lub wypromować nowy produkt na rynku. Miejsce, czas, uczestnicy i rodzaj eventu zależne będą od celu, jaki przyświeca firmie.
W ten sposób dochodzimy do cech dobrego organizatora eventów. Abstrahując od tego, czy mówimy o konkretnej osobie, prowadzącej własną działalność, o agencji eventowej czy o dziale organizacji imprez w jakiejś agencji PR albo w hotelu czy centrum konferencyjnym, organizator musi umieć rozmawiać z klientami. To jest podstawa.
Tylko osoba komunikatywna, która potrafi wysłuchać zleceniodawcy, i nie będzie narzucać mu swojej wizji, sprawdzi się w tym zawodzie. Choć oczywiście często podpowie pewne rozwiązania i pomoże wybrać najlepsze miejsce czy atrakcje na imprezę firmową. Event manager musi posiadać kompetencje komunikacyjne, zwłaszcza że wysłuchanie listy życzeń klienta to dopiero początek. Potem trzeba wszystkie aspekty zlecenia omówić z podwykonawcami i tu też niezbędna jest komunikatywność, ale też umiejętności przywódcze. W czasie imprezy to event manager musi skoordynować pracę wielu osób i być im szefem. To on bierze na siebie odpowiedzialność za organizację i realizację imprezy, a tym samym za działania pracowników wyznaczonych do realizacji poszczególnych zadań.
Sprawdź także:
W pracy tej na pewno trzeba być osobą kreatywną. Indywidualne oczekiwania, preferencje oraz cele zleceniodawcy trzeba przełożyć na język branży eventowej i dostosować do możliwości, także finansowych firmy. Tutaj mogą przydać się umiejętności negocjacyjne.
Pomimo tego, że organizator eventów musi być osobą pełną inwencji, nie może to być tak zwana „artystyczna dusza”. Choć często będzie miał do czynienia z ludźmi sztuki, sam musi twardo stąpać po ziemi i być doskonale zorganizowany. Organizacja imprez – czy to małych, czy dużych - wymaga systematyczności, punktualności i dokładności, bo dla zleceniodawcy zwykle ważne są nawet najmniejsze szczegóły. Jednak wymaga także kreatywności. Każdy event jest niepowtarzalny. Zmienia się klient, rodzaj wydarzenia, uczestnicy, miejsce, czas, atrakcje. Dobry organizator przygotowuje imprezy „szyte na miarę”.
Aby móc w ostatniej chwili „gasić pożary”, które czasem wybuchają podczas imprez, event manager musi wykazać się przedsiębiorczością i refleksem. Musi być przewidujący, by móc szybko i sprawnie reagować w sytuacjach, no właśnie, nieprzewidzianych... Awaria sieci wodociągowej, brak prądu, nagły wypadek głównego prelegenta, problemy z cateringiem – takie sytuacje nie mogą organizatora imprez zbić z tropu, lecz mają pobudzić do działania. Dobry event manager zawsze ma w zanadrzu plan B, a nawet C. Jest elastyczny i gotowy w ostatniej chwili zmienić misterną, przygotowywaną od miesięcy koncepcję eventu, jeśli tylko będzie taka konieczność.
Warto jeszcze wspomnieć o jednej cesze, rzadko przywoływanej, gdy mowa o event managerze. Powinien mieć poczucie odpowiedzialności. Często podczas imprez musi pełnić poniekąd rolę „niańki” wobec wszystkich uczestników. Musi zadbać nie tylko o ich zadowolenie, lecz także o bezpieczeństwo. Nie zawsze jest to łatwe, zwłaszcza że działalność w sektorze MICE oznacza pracę w bardzo różnych godzinach, często w weekendy. Często poza miejscem zamieszkania. Czyli wymaga dość dużej dyspozycyjności. A event manager bez względu na porę dnia i nocy musi być opanowany i spokojny, nawet, a zwłaszcza wtedy, gdy wkoło zapanuje chaos.
Nie mniej ważne niż cechy osobowości i kompetencje społeczne w przypadku organizatora eventów są jego znajomości, jakby to podejrzanie nie brzmiało... Ale chodzi po prostu o kontakty z ewentualnymi podwykonawcami. Branża eventowa to przede wszystkim relacje! Całe zaplecze logistyczne, znajomość lokalnego, ale też krajowego czy zagranicznego rynku usług eventowych jest kluczowa przy organizacji wydarzeń. Podobnie doświadczony personel jest nie do przecenienia, jeśli chodzi o organizację imprez. Organizator powinien dbać o relacje w swoim zespole, jeśli takowy posiada, ale też o relacje z osobami świadczącymi usługi w branży eventowej. Sprawdzone kontakty są bezcenne, zwłaszcza w sytuacji, gdy jeden z podwykonawców z jakiegoś powodu zrezygnuje w ostatniej chwili ze zlecenia.
W pracy event managera ważne są też dobre kontakty z mediami. Niektóre z eventów trzeba nagłośnić, opisać, informacje o nich rozpowszechnić. Zaprzyjaźnieni pracownicy mediów mogą być pomocni w takich sytuacjach. Podobnie warto pielęgnować kontakty z lokalnymi władzami, od których zależeć może na przykład dostępność parkingów czy zamknięcie drogi z okazji rajdu rowerowego. Widać więc jasno, że organizator eventów powinien łatwo nawiązywać kontakty, być towarzyski i otwarty. Inaczej trudno byłoby mu wykonywać swoją pracę.
Branża eventowa w Polsce dynamicznie się rozwija i daje duże możliwości rozwoju osobistego i zawodowego. Udany i przynoszący rozgłos event to dziś niezbędny element budowy wizerunku firmy. Za każdym takim wydarzeniem stoi organizator eventów. Dlatego to, wbrew stereotypom, bardzo trudna i odpowiedzialna praca. Kojarzy się z zabawą i imprezami, ale przecież bawią się uczestnicy eventu, a nie jego organizator. Oczywiście czasem warto pozwolić sobie – i innym – na troszkę luzu, ale zasadniczo w pracy tej wszystko powinno być pod kontrolą i dopięte na ostatni guzik. Pamiętajmy – improwizacja dobra jest tylko wtedy, gdy jest dobrze przygotowana. Inaczej może oznaczać katastrofę w pracy event managera.
Jeśli szukasz profesjonalnej agencji eventowej, która pomoże Ci zorganizować wyjątkowe wydarzenie, koniecznie sprawdź Commplace.pl! Zespół profesjonalistów zajmie się każdym aspektem Twojego eventu, tak abyś Ty mógł/a się cieszyć jego udanym przebiegiem.
https://commplace.pl/agencja-eventowa/
kontakt@commplace.pl
tel. 607 144 511