Bytom - portal miejski mojBytom.pl

Wiadomości z Bytomia

Optymalizacja procesów reklamacyjnych

  • Dodano: 2017-12-04 12:15, aktualizacja: 2018-01-25 12:13

Pomyłki i niedociągnięcia mogą przytrafić się każdemu przedsiębiorcy, bez względu na to, w jakiej branży działa. Bywają one wynikiem ludzkiego błędu, niedopatrzenia lub efektem czynników, na które nie mamy najmniejszego wpływu. Zamiast tropić winnego każdego potknięcia lub co gorsza udawać, że nic się nie stało, warto opracować system, który pozwoli każdą reklamację przekuć w wizerunkowy sukces.

Optymalizacja procesów reklamacyjnych kluczem do sukcesu


Gdy jeden z naszych klientów wyraża niezadowolenie z nabytego produktu lub wykonanej usługi, najistotniejsza jest szybkość reakcji. By natychmiastowa odpowiedź stała się w przedsiębiorstwie normą, niezbędne będzie usprawnienie i uregulowanie procesu zarządzania reklamacjami. Najłatwiej to osiągnąć wprowadzając elektroniczny tryb zgłaszania reklamacji.

Elektroniczny system obiegu dokumentów reklamacyjnych


Elektroniczny obieg dokumentów opiera się na zasadzie, by całą papierową dokumentację zastąpić elektroniczną. Zgodnie z nią również reklamacje od samego początku funkcjonować będą właśnie w postaci cyfrowych plików. Wdrożenie takiego systemu umożliwia także rozpatrywanie reklamacji online – osoba przyjmująca wniosek lub wprowadzająca go do bazy nie musi kontaktować się osobiście z działem odpowiedzialnym za wydanie decyzji. Skróci to czas trwania całego procesu i ułatwi życie pracownikom. Pozwoli to trzymać należyty porządek. System umożliwia rozpatrywanie zgłoszeń zgodnie z kolejnością ich napływania lub nadawanie im priorytetów.

System obiegu dokumentów na straży terminowości


Posiadanie reklamacji w formie cyfrowego pliku, a nie papierowego zgłoszenia, generuje szereg rozmaitych zalet. Taka informacja nie zaginie, a pracownikowi sklepu będzie ją łatwiej znaleźć w systemie. Przypilnuje on również, by wszelkie reklamacje zostały rozpatrzone w ciągu uregulowanego ustawowo czasu dwóch tygodni. Warto bowiem pamiętać, że przekroczenie tego terminu skutkuje automatycznym rozpatrzeniem zgłoszenia na korzyść klienta.

Wzmocnienie wiarygodności sklepów internetowych dzięki sprawnemu obiegowi dokumentów reklamacyjnych
Będzie to także najwygodniejsze rozwiązanie dla właścicieli sklepów internetowych. Badania dowodzą, że część konsumentów wciąż obawia się dokonywania zakupów online z uwagi na niejasną procedurę reklamacyjną. Procedura reklamacyjna powinna być szczegółowo opisana tak, aby klient wiedział, z jakich etapów będzie się ona składać oraz ile czasu one potrwają. Umieszczenie na stronie odpowiedniego formularza pomoże rozwiać ich obawy i podjąć decyzję.

Jednym z najpopularniejszych rozwiązań tego typu jest system V-Desk autorstwa firmy Primesoft Polska. Pozwala on wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów nie tylko na polu reklamacji, lecz również w każdej innej dziedzinie.

Następna informacja

Dodaj komentarz

Wyrażam zgodę na publikację postu w formie komentarza zgodnie z obowiązującym Regulaminem.

powiadamiaj o odpowiedziach na komentarz.

dodaj mój adres do newslettera.

Więcej informacji na temat przysługujących Państwu praw zawarliśmy w Polityce Prywatności.