Jak rozliczać samochód w spółce z o.o.? (leasing, użyczenie, kilometrówka)

Samochód w spółce z o.o. to nie tylko wygoda w prowadzeniu działalności, ale także istotna kwestia podatkowa. Wybór sposobu rozliczania pojazdu – leasing, użyczenie lub kilometrówka – wpływa na wysokość kosztów uzyskania przychodu, rozliczenie VAT i odpowiedzialność członków zarządu.

W praktyce to właśnie kancelarie zajmujące się obsługą prawną spółek często pomagają przedsiębiorcom dobrać rozwiązanie najlepiej dopasowane do profilu ich działalności.

Jakie istnieją możliwości?

Leasing samochodu w spółce z o.o.

Leasing to najpopularniejszy sposób finansowania samochodów firmowych wśród spółek z o.o., również na Śląsku. Jego zaletą jest prostota i możliwość rozłożenia kosztów w czasie.

W przypadku leasingu operacyjnego spółka może zaliczać w koszty podatkowe raty leasingowe, opłatę wstępną, ubezpieczenie i bieżące wydatki eksploatacyjne. Warto jednak pamiętać, że obowiązują limity: do kosztów można zaliczyć raty leasingowe do wartości 150 000 zł dla samochodów spalinowych i 225 000 zł dla elektrycznych (kwoty netto dla czynnych podatników VAT). Nadwyżka ponad te kwoty nie stanowi kosztu uzyskania przychodu.

Leasing operacyjny nie wymaga wprowadzania pojazdu do ewidencji środków trwałych, a po zakończeniu umowy spółka może wykupić samochód na siebie lub na osobę prywatną. Dla firm, które nie chcą na stałe wiązać się z danym autem, to często najbardziej elastyczne rozwiązanie.

W leasingu finansowym sytuacja wygląda inaczej. Samochód trafia do majątku spółki i jest amortyzowany. Do kosztów uzyskania przychodu zalicza się odpisy amortyzacyjne oraz odsetkową część rat leasingowych. Typowa amortyzacja wynosi 20% rocznie (dla nowych aut), choć można ją przyspieszyć do 40%, jeśli pojazd jest używany. Leasing finansowy sprawdza się w firmach, które planują użytkować pojazd przez wiele lat i traktują go jako trwały element majątku.

Użyczenie samochodu prywatnego wspólnika lub prezesa

Nie każda spółka od razu decyduje się na leasing. Często w początkowym okresie działalności samochód prywatny wspólnika lub członka zarządu jest użyczany spółce nieodpłatnie. W takiej sytuacji zawiera się prostą umowę użyczenia, która reguluje zasady korzystania z pojazdu.

Należy jednak pamiętać, że nieodpłatne użyczenie rodzi konsekwencje podatkowe – po stronie spółki powstaje przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia. Wartość tego przychodu trzeba wykazać w rozliczeniu CIT. Z drugiej strony, wydatki związane z eksploatacją samochodu – takie jak paliwo, serwis czy ubezpieczenie – mogą być zaliczane do kosztów, jeśli są właściwie udokumentowane i rzeczywiście związane z działalnością gospodarczą.

Prawnicy oferujący obsługę prawną spółki często pomagają przedsiębiorcom w przygotowaniu takich umów, by uniknąć ryzyka podatkowego i jasno określić, kto ponosi odpowiedzialność za koszty oraz ewentualne szkody. W praktyce to rozwiązanie dobrze sprawdza się w małych i nowo powstałych spółkach, które jeszcze nie mają zdolności leasingowej.

Kilometrówka – prosty sposób rozliczania prywatnego auta

Trzecim rozwiązaniem jest tzw. kilometrówka, czyli ewidencja przebiegu pojazdu. Stosuje się ją wtedy, gdy prywatny samochód wspólnika, członka zarządu lub pracownika jest wykorzystywany okazjonalnie do celów służbowych.

W takim modelu spółka zwraca użytkownikowi koszty przejazdu na podstawie liczby przejechanych kilometrów i obowiązujących stawek. W 2025 roku stawka dla samochodów osobowych wynosi 0,8358 zł za kilometr. Aby rozliczenie było prawidłowe, należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, w której zapisuje się datę, cel wyjazdu, trasę i liczbę kilometrów.

Kilometrówka jest prostym i bezpiecznym rozwiązaniem dla spółek, które nie korzystają regularnie z samochodów służbowych. Nie wymaga zawierania dodatkowych umów ani dużych nakładów administracyjnych, choć wymaga skrupulatności w prowadzeniu ewidencji. 

Jak wybrać najlepszy model rozliczenia?

Nie istnieje jedno rozwiązanie idealne dla każdej spółki. Leasing operacyjny będzie korzystny dla firm o stabilnych przychodach, które chcą elastycznie korzystać z samochodu. Leasing finansowy opłaca się spółkom planującym długoterminowe użytkowanie pojazdu i stopniowe budowanie majątku. Użyczenie sprawdzi się w przypadku nowych spółek lub start-upów, gdy samochód należy do wspólnika. Kilometrówka natomiast jest dobra dla firm, które z pojazdów korzystają okazjonalnie.

Wybór formy rozliczenia powinien uwzględniać zarówno aspekty podatkowe, jak i prawne. Ważna jest także prawidłowa dokumentacja – brak umowy lub ewidencji może skutkować zakwestionowaniem kosztów przez urząd skarbowy. 

Podsumowanie

Samochód w spółce z o.o. można rozliczać na różne sposoby – poprzez leasing operacyjny, leasing finansowy, użyczenie lub kilometrówkę. Każdy z tych wariantów ma swoje zalety, ale też wymaga innego podejścia do kwestii podatkowych i dokumentacyjnych.

Dla przedsiębiorców z Bytomia, Chorzowa, Tarnowskich Gór czy Katowic kluczowe jest, by te decyzje były podejmowane świadomie i zgodnie z obowiązującymi przepisami. Właśnie w tym zakresie pomaga obsługa prawna spółki w Bytomiu, która łączy wiedzę z prawa handlowego, podatkowego i rachunkowego. Dzięki temu zarząd może skupić się na rozwoju firmy, mając pewność, że rozliczenia są bezpieczne i zgodne z prawem.