Delegacje pracowników stanowią nieodłączną część ich pracy. W związku z ich odbywaniem osobom zatrudnionym przysługują pewne dodatki, na przykład zwrot kosztów noclegów, przejazdów, czy też na przykład dieta. Aby pracodawca zaliczył poniesione wydatki do kosztów uzyskiwania przychodu, musi wcześniej we właściwy sposób je udokumentować. Jak rozliczyć delegację?
Delegacja – czym właściwie jest?
Według obowiązujących przepisów, delegacja jest wyjazdem pracownika w służbowych sprawach oraz wykonywaniem zadań na zlecenie pracodawcy poza miejscem, gdzie na co dzień wykonuje swoje obowiązki. Zadania służbowe wykonuje się bowiem poza miejscem pracy w wyznaczonym przez pracodawcę miejscu oraz terminie. Jeżeli pracownik będzie wykonywał zlecone mu zadania w siedzibie pracodawcy znajdującej się przykładowo na terenie Krakowa, wyjazd do Warszawy traktuje się jako delegację. Zgodnie z aktualnym Kodeksem pracy, w związku z delegacją pracownikom przysługują wybrane świadczenia.
Podróż krajowa - dieta
Dieta podczas delegacji krajowych, powinna zostać przeznaczona na poczet pokrycia większych kosztów wyżywienia. Jest to 30 zł za każdą dobę podróży pracownika. Kwoty dla pracowników, będą się, jednakże różniły zależnie od tego, czy delegacja trwała dłużej aniżeli dobę i ile czasu w wybranym dniu dokładnie zajęła:
- w wypadku podróży trwającej parę dni za każdą zaczętą dobę powyżej 8 godzin pracownikowi przysługuje 30 złotych, zaś poniżej - 15 złotych,
- jeśli podróż trwa jeden dzień, nie więcej jednak niż 12 godzin, pracownikowi należy się połowa stawki diety, czyli 15 złotych,
- w wypadku podróży służbowej trwającej mniej aniżeli dobę, ale równocześnie nie przekraczającej 12 godzin, pracownik powinien otrzymać całą dietę.
Jeżeli pracodawca zagwarantuje pracownikowi śniadania i/albo kolację w czasie delegacji, za każdy z wymienionych posiłków jego dieta winna być obniżona o 25 procent, zaś w wypadku obiadu o 50 procent.
Podróż zagraniczna - dieta
W przypadku podróży zagranicznej, będą obowiązywać nieco inne zasady, aniżeli ma to miejsce w wypadku służbowych podróży na terenie kraju. Za pełną dobę pracownikowi przysługuje 100 procent dziennej diety określanej dla każdego spośród krajów osobno. W przypadku niepełnej diety, doliczyć trzeba:
• całą kwotę, jeżeli doba trwała więcej niż 12 godzin,
• połowę diety, jeżeli doba trwała 8-12 godzin,
• 1/3 stawki, jeżeli doba trwała mniej aniżeli 8 godzin.
Transport a delegacja krajowa
W przypadku transportu, to pracodawcy muszą ustalić środek, którym pracownicy udają się w delegację. W tej materii, pracownicy nie mogą wyrażać żadnego sprzeciwu. Pracownikom należy się w takiej sytuacji zwrot za poniesione koszty transportu. Zwrot nastąpi na podstawie przedstawionych faktur albo rachunków.
Jeżeli pracownik nie ma możliwości przedłożenia tego typu dokumentacji, wtedy rozliczenie wykonywane jest na zasadzie ryczałtu, czyli 20 procent diety, a więc 6 złotych za każdy kolejny dzień podróżowania.
Jeżeli strony zdecydują się na skorzystanie z prywatnego pojazdu pracownika w służbowych celach, wtedy obowiązującym będzie przelicznik: auto osobowe mające pojemność do 900 cm3 - 0, 5214 zł, auto osobowe mające pojemność większą niż 900 cm3 - 0,8358 zł, motorower - 0,1382 zł, motocykl - 0,2302 zł.
Transport a delegacja zagraniczna
Kwestia rozliczenia kosztów związanych z transportem w przypadku delegacji zagranicznych, wygląda praktycznie tak samo, jak w sytuacji delegacji na terenie kraju.
Nocleg a delegacja krajowa
Pracownikom przysługuje zwrot kosztów poniesionych na poczet noclegów, jeżeli pracodawca nie zajmie się samodzielnie ich organizacją. Zwrot przebiegają na podstawie przedłożonego rachunku albo faktury. Jeżeli z jakiegoś powodu pracownik nie ma w posiadaniu dokumentacji stwierdzającej poniesione przez niego koszty, wtedy może otrzymać zwrot na poziomie 150 procent wartości diety dziennej, co w konsekwencji daje 45 złotych za dobę.
Nocleg a delegacja zagraniczna
W tym przypadku pracownikom przysługuje również zwrot kosztów poniesionych na noclegi zagraniczne, jeżeli nie zostaną one zorganizowane przez pracodawcę. Zwroty odbywają się na podstawie posiadanych faktur albo rachunków, tak samo jak ma to miejsce w delegacjach krajowych. Jeżeli pracownik nie ma w posiadaniu takiej dokumentacji, wówczas może otrzymać 25 procent ryczałtu za każdy nocleg. Limity ustala się indywidualnie dla każdego z krajów. Przykładowo w wypadku delegacji do Chorwacji będzie to 125 euro, do Francji 180 euro, zaś do Niemiec 150 euro.